Por encima del GTD o de cualquier otro método que te funcione y que utilices a diario hay una serie de recetas “básicas” pero tremendamente efectivas para terminar con éxito nuestras tareas. Cada día estoy más convencido —porque al menos yo lo vivo a diario— que métodos complejos tienen como resultado justo lo que tratan de evitar. La sencillez y simplicidad es y será la mejor receta siempre.

Detrás de la mayoría de estos consejos está el sentido común, y precisamente su extrema sencillez hace que mucha gente las destierre porque las ve demasiado simples. Dudan que puedan funcionar. Yo pienso justo lo contrario, el 99% de las soluciones a mis problemas de Productividad y Organización los he encontrado detrás de estas sencillas pero poderosas soluciones.

He elegido seis, pero podrían ser sólo tres o bien veinte. Estas son mis recetas para tener éxito en tu día a día.

1.-Practica y desarrolla tu Proactividad

Para mí es y será la clave de todo. Una persona pasivo-contemplativa que se sienta plácidamente “a verlas venir” jamás mejorará. La solución a los problemas, el éxito en tus tareas pasa siempre por tomar la iniciativa, por dar el primer paso, hacer una llamada, convocar una reunión, investigar sobre algo. Requiere tu acción.

La Proactividad se practica y luego —en esta secuencia— se desarrolla. Pero hay que practicarla. No se adquiere de la noche a la mañana y cuesta. Pero el premio merece la pena. Tengo pendiente hablar de ello con mayor detenimiento pero ahí van tres pistas para ayudar a desarrollar tu espíritu proactivo:

1. Actitud Positiva. Lo primero es cargarse de buen espíritu, de actitud positiva, del sí antes del no. Negar o desesperarse es el primer paso para fracasar.
2. Visualiza el resultado. Casi todo exige un esfuerzo o es una molestia… pero si tratas de visualizar el resultado de tu acción, tu éxito, puede que consigas el empuje que te falta.
3. La solución está en tu mano. Piensa y conciénciate que la solución la tienes tú. Nadie va a venir a “salvarte”. A veces es una llamada, un email, una reunión… piensa que tú mismo puedes solucionarlo o cambiarlo. Ponte a caminar.

2.-Identifica las Tareas Clave del día

Todos tenemos una, dos o tres tareas o actividades clave del día. En mi caso son, sin un orden en especial: escribir, leer (libros y feeds) y gestionar mi correo.

En la medida de lo posible, claro está, es muy aconsejable situar las actividades que son más importantes para ti en un momento del día álgido. Dado que van a requerir toda tu concentración, energía, creatividad y talento, sería una mala idea situarlas en momentos donde rindamos menos (al final del día, después de una comida pesada, tras varias reuniones, etc.)

Esas dos o tres actividades son la clave de tu día, elige cuidadosamente el momento para hacerlas y tendrás muchas más posibilidades de tener éxito. Y si no tienes Tareas Clave fijas, y cambian cada día, revísalas al comienzo de la jornada y elige tú el mejor momento del día para hacerlas.

Soy de la firme creencia que TODOS somos productivos, pero tenemos poca productividad porque elegimos mal.

3.-Céntrate en lo verdaderamente Esencial

Es sorprendente la cantidad de tiempo y energía que dedicamos en nuestro día a cosas que no nos importan absolutamente nada. Pero nada. Si pusiéramos en una balanza lo que cuenta de verdad y a lo que le dedicamos minutos y minutos en el día, nos sacarían los colores.

Dedícale 15 minutos a pensar: ¿qué es lo que cuenta para mí? ¿qué es lo que vale para conseguir mis objetivos? Luego piensa en todas las actividades que haces en tu día y empieza a “filtrar”. Recuerda, fallamos en Productividad porque elegimos mal.

4.-Adopta unos sólidos hábitos digitales

Nuestro “día digital” tiene tres grandes actividades: el Email, la lectura online y la navegación. En la mayoría de los casos son tres agujeros negros llenos de distracciones que se tragan buena parte de nuestro tiempo y energía. Evidentemente la solución no pasa por eliminar estas actividades sino adaptarlas a nosotros, fijarles límites y desarrollar una serie de sólidos hábitos.

Si somos conscientes de que vamos a leer blogs o feeds, si nos fijamos un límite y un momento determinado del día para ello, evitaremos que se trague nuestro preciado tiempo. Estas —y todas— las actividades están a nuestro servicio, no al revés. No podemos ser esclavos de la “navegación inconsciente”, que nos hace perder horas y horas sin sentido.

Mira el punto anterior… ¿qué es de verdad lo Esencial para ti? Todas esas actividades tienen que estar ahí para ayudarte a conseguirlo, no para separarte de ello.

5.-Elimina las distracciones

Especialmente a la hora de encarar las Tareas Clave de tu día o un trabajo importante… póntelo fácil. Apaga, elimina en la medida de lo posible todas las distracciones que nos rodean. No existe el correo, no existe Twitter o Facebook… ni siquiera la reunión de esta tarde o el concierto de esta noche.

Lo que cuenta es el trabajo que vas a hacer, lo vas a completar bien, con brillantez y todo tu talento. Verás que terminarás antes, tendrá más calidad y te sentirás como el master-and-commander del universo. La sensación del trabajo bien hecho es una de las más fabulosas del mundo y creo que la valoramos poco.

6.-Revisa y analiza tu día

Nos hacemos muy poca justicia a nosotros mismos. Trabajamos, nos esforzamos, acertamos o fallamos y ni siquiera nos dedicamos cinco minutos a revisar cómo nos ha ido. ¿Hemos completado nuestros objetivos? ¿Qué ha fallado? ¿Qué puedo mejorar?

Del mismo modo, cuando hemos cumplido nuestros objetivos, hemos tenido éxito, debemos pararnos a “saborear” ese momento. Tenemos que recompensarnos con esa agradable sensación porque nosotros mismos lo hemos conseguido.

Recuerda, la Productividad se basa en tus elecciones. Si uno no se para ni medio minuto a considerar algo (¿lo hago bien? ¿qué está fallando?) para luego decidir y elegir, jamás seremos productivo. De las elecciones que hagas hoy dependerá el éxito en tus proyectos. Y no sólo profesionales.

“Me puede el día a día. Tengo los objetivos bastante claros y mis prioridades definidas pero me pierdo en el ritmo diario. Quiero ser productivo pero es muy difícil”.

No sé si te sientes identificado con este mensaje. Muchas personas me transmiten con manifiesto desánimo estas o parecidas frases. Claro que es difícil conjugar Productividad-ritmo diario. Si fuera fácil todo el mundo lo conseguiría (y yo no tendría trabajo). Pero en esa superación está el desafío… y la incalculable recompensa de conseguirlo.

Si tú estás en esa o parecida situación, dejarte llevar y no hacer nada es lo PEOR que puedes hacer.

Porque 1) esas situaciones siempre van a peor 2) o lo arreglas tú o nadie lo va a solucionar por ti y 3) estrés y ansiedad sólo contribuyen a degradar tu trabajo y tu vida (personal y familiar).

Mis reglas para romper el caos

Si algo no va bien, hay que cambiarlo. Y si muchas cosas no van bien, hay que cambiarlas. Una por una.

Yo hace unos años estuve al borde de romper. Física y psicológicamente. Y me salvó pensar y grabarme a fuego estas tres frases:

• Por sí solos los problemas nunca se arreglan. Contemplarlos y lamentarme sin corregirlos no hace sino aumentarlos.
• Haciendo lo mismo que ayer tendré siempre el mismo resultado. O tomo otro camino —otros hábitos— o siempre llegaré al mismo lugar.
• Mejorar exige decisiones y sacrificios. ¿Estoy dispuesto a mejorar?

Tener bien definidos tus objetivos y tus prioridades NO vale para nada si no actúas. Simplemente con decirlo no lo consigues. Esa es la “mala” noticia.

Por algún lugar hay que empezar a mejorar…

Desde luego es un tema complejo que no pretendo reducir a unas pocas lineas de un artículo. Pero sí dar alguna pista que, tal vez, pueda ayudarte a mejorar algún rincón de tu vida/trabajo, si es que funciona mal o no funciona del todo.

Algunas de estas 20 ideas me han salvado el culo (léase no literalmente) y han conseguido DE VERDAD que mi eficacia y rendimiento diario que estaban bajo mínimos, ahora tengan un nivel relativamente bueno. (En muchas de ellas he adjuntado un enlace al artículo que en su día escribí sobre ello.)

1. Planifica tus tareas. Esto es, fotografía y conoce con anterioridad (el día antes) qué es lo que te espera mañana. Estudia el terreno y la ruta antes de ponerte a caminar.
2. Distingue nítidamente entre las Tareas CLAVE, las Tareas MENORES y las Tareas BASURA. Administrarte bien y decidir cuánto de tu “yo diario” destinas a unas y otras es fundamental.
3. Desprecia o ignora por completo las Tareas Basura. Parecen Urgentes e Importantes y ni son ni una cosa ni la otra. Destruyen tu Productividad y tu Motivación.
4. No aceptes las interrupciones como tu plan de vida. Son zancadillas continuas a tu concentración y a tu ritmo de trabajo. Aprender a evitarlas o manejarlas, si es que se presentan, resulta esencial. Un corredor tiene que correr, no pararse cada quince metros.
5. La Información en Internet puede ser un tesoro o un pozo sin fondo. Consumir información tiene mucho que ver con saber administrarla. La sobreinformación en la que viven muchos es un problema real en nuestra Productividad diaria .
6. Prepara bien las reuniones y si las convocas tú asegúrate que los demás hacen lo mismo.
7. La Motivación (con mayúsculas) es tu gasolina diaria. ¿Por qué haces las cosas? ¿Qué es lo que te mueve? La desmotivación alimenta el caos diario.
8. Atención al tiempo-energía que te roba el Teléfono. Sé directo, conciso y vete al grano. Aprender a no contestar y utilizar el buzón de voz contribuye a tu eficacia.
9. Vete más despacio. La “no-aceleración” te da consciencia, control y capacidad de reacción; e imprime calidad y excelencia a lo que haces. Párate. En dos o tres momentos del día, párate y no hagas nada durante un minuto. Descansa, respira y retoma el control.
10. Empieza a decir “no”. No a otros, no a otras actividades, no a otros compromisos. Intenta contentar a todos y llegar a todo… y te quedarás por el camino. Hacer más cosas te transmite “euforia productiva” pero la calidad de tu trabajo va a menos. El puzle tiene un número limitado de piezas.
11. Aprovecha los “rincones del día”. Son pequeños lapsos de tiempo que el día nos regala y que muchos llaman “ratos muertos”. Todos los ratos están muy vivos, sólo hay que saber qué hacer con ellos //Artículo.
12. Consigue 1-2 horas de trabajo ININTERRUMPIDO. De las 8 (o más) horas que trabajas cada día… ¿cuántas horas de trabajo REAL consigues?.
13. Cuida y mima las Tareas Clave. Son las que de verdad tienen impacto, producen resultados y tienen que ver con tu trabajo. Hazlas cuando más fresco estés.
14. Haz descansos entre tareas. Tu energía y rendimiento describen una parábola descendente a lo largo del día. Con cada minuto, das menos. Recupérate con frecuentes pausas cada 45 minutos o 1 hora.
15. Atención al tiempo-energía que te roban las Redes Sociales. No olvides por qué entras en ellas y qué te aportan de verdad .
16. Concéntrate en Terminar. Planificar, sí. Hacer, sí. Pero por encima de todo Terminar, Completar y Rematar las tareas. Invierte más energías en Terminar que en abrir nuevos frentes .
17. Distingue nítidamente entre el TENGO, PUEDO y DEBO. Lo que hemos asumido, damos por hecho, entendemos como necesario o lo que nos autoexigimos no siempre es lo que correcto.
18. Domina las aplicaciones que más utilizas. Si tu trabajo (y su calidad) depende de dos o tres aplicaciones, tienes que conocerlas a fondo hasta poder explicarlas a otros.
19. Reduce las Tareas Periódicas o Diarias. En la práctica actúan como una hipoteca vital porque quieras o no, las tienes que hacer. Reducir su número, su frecuencia o su tiempo es ganar espacio para otras tareas de más impacto.
20. Atención al tiempo-energía que te roba el Email. Que tu aplicación de correo no se convierta en el centro de tu día; que los mensajes que te llegan no marquen tu ritmo de trabajo; y que su ficticia urgencia no dicte tus prioridades .

Tener claros los conceptos de Productividad Personal, tener bien definidos tus objetivos y tus prioridades NO vale para nada si no actúas. Si no decides, cambias, sacrificas, ajustas, rectificas, eliges o mejoras las cosas. Simplemente con decirlo no lo consigues. Esa es la “mala” noticia.

Permanecer concentrado mientras haces una tarea que exige atención es posiblemente uno de los mayores retos productivos a los que te tienes que enfrentar. Es sumamente fácil despistarse y distraerse con casi cualquier cosa y en algunas personas esto es un verdadero problema.

Por un lado tenemos nuestra mente, una poderosa fábrica de pensamientos pasados, presentes y futuros. Por otro las distracciones e interrupciones externas sobre las que a veces sí a veces no tenemos control.

¿Por qué la necesidad de permanecer concentrados? Porque en tanto en cuanto lo hagamos conseguiremos dar lo mejor de nosotros mismos en cada cosa que hagamos. La concentración te hace mejor. Cuando estás concentrado clavas un clavo, cuando estás desconcentrado no sabes ni dónde poner el clavo.

¿Cómo demonios podemos reunir la suficiente concentración para terminar ese diseño, revisar ese código, repasar esa hoja de cálculo, escribir un artículo o completar la presentación para un cliente sin perder la concentración? Te propongo 10 ingredientes sacados de mi fórmula personal que siempre me ha dado un gran resultado:

1. Dale un sentido, interpreta lo que estás a punto de hacer. Cada cosa tiene un significado y sobre todo un impacto y un porqué sobre tus objetivos. Cuando le damos sentido y comprendemos su importancia nuestra mente se adecúa para permanecer alerta.
2. Ten tus rituales. Cuando ejecutas siempre los mismos gestos a la hora de hacer las tareas importantes dejas menos espacio a la improvisación y cierras puertas a los despistes.
3. Cárgate todas las distracciones. Obvio, ¿verdad? ¿Entonces por qué luego en la práctica no lo hacemos? Poco antes de iniciar esa tarea que exige tanta concentración quita TODO lo que no tiene que ver con ella de tu escritorio físico y digital. Recuerda: todo lo que no suma, resta.
4. Simplifica tus herramientas. A veces tendemos a utilizar demasiadas herramientas y utilidades para hacer sólo una cosa. Eso obliga a nuestra mente a estar cambiando continuamente de registro. Para clavar un clavo sólo necesitas un martillo.
5. Haz sólo UNA cosa a la vez. Rehúye la multitarea como la peste. Al hacer varias cosas a la vez estás multiplicando las posibilidades de despistes o distracciones. Es el equivalente a abrir varias ventanas de casa a la vez para que entren los ladrones.
6. Haz algo pequeño. Da igual si la tarea es mediana y no te abruma. Empieza por “trocearla” y dividirla en “pequeños bocados” que puedas hacer con mayor facilidad. Cuando le decimos a nuestra mente que hemos de hacer algo pequeño se adecúa más fácilmente y da lo mejor de sí en poco tiempo. Si le decimos que lo que debemos de hacer es grande le estamos sugiriendo que no va a poder con ello y terminaremos por perder la concentración.
7. Vuelve a darle un sentido. A la mitad de la tarea o en incluso en varios momentos, vuelve a preguntarte: ¿por qué esto es importante para mí? Eso reavivará tu concentración y le dirás a tu mente que es momento de poner toda la carne en el asador.
8. Haz SIEMPRE descansos entre tareas. La concentración y la atención es un tesoro finito que irremediablemente se va desgastando a lo largo del día pero podemos recuperar una parte con frecuentes descansos. Estar horas y horas sentado frente a tu mesa es pasaporte directo a caer en la desconcentración y los despistes.
9. Recupera tu concentración. Si te asaltan pensamientos “rebeldes” (algo que tienes que hacer luego, un problema que resolver, algo que te dijeron y te preocupa, etc.) no te tortures, es absolutamente normal porque estás vivo, ¿verdad? Pero si quieres ahuyentarlos para recobrar la concentración piensa sobre esto: si pienso en eso, no hago esto; si pienso en eso, no daré lo mejor de mí.
10. Un buen plan de ataque. Antes de ponerte en marcha con esa tarea ten MUY claro lo que tienes que hacer, el material o información que vas a necesitar y cuál es el objetivo final. Si nosotros mismos no sabemos todo eso, no vayamos a exigir a nuestra mente que permanezca concentrada a tope.

Aquí, ahora, más vivo que nunca
Son muchas las personas las que me dicen “no tengo la cabeza en lo que hago”.

Ahora, cuando acabes de leer esto y empieces a teclear, fíjate en cómo tecleas, en cada golpe de tecla, en cada movimiento de ratón, en cada página que abres, etc. Pero fíjate en ello de forma CONSCIENTE y deliberada. El decirte “ahora estoy tecleando”, “ahora estoy escribiendo un email”, “ahora estoy hablando por teléfono” te hace presente en el momento, consciente y te hace estar absolutamente concentrado.